Komunikat dotyczący konkursu ofert
na organizację turniejów cyklu Grand Prix Polski Par oraz Grand Prix Polski Teamów w sezonie 2018/19

W cyklu rozpoczynającym się we wrześniu 2018 roku zamierzamy po raz kolejny dokonać wyboru organizatorów turniejów eliminacyjnych Grand Prix Polski Par (dalej „GPPP”) oraz Grand Prix Polski Teamów (dalej „GPPT”) w drodze otwartych konkursów ofert. Po analizie dotychczasowych doświadczeń oraz biorąc pod uwagę wyniki przeprowadzonych ankiet podjęto decyzję o uwzględnieniu w ocenach konkursowych także kwestii prowadzenia klasyfikacji handicapowych, wprowadzenia zasłon na stołach oraz rozgrywania turnieju eliminacyjnego GPPP w sobotę.

1.    Otwarty konkurs ofert na organizację turniejów cyklu GPPP oraz GPPT jest przeprowadzany przez Komisję Organizacji Imprez powołaną przez Zarząd PZBS.

2.    W ramach cyklu GPPP zostanie rozegranych do 14 turniejów eliminacyjnych, z których 2-3 turnieje zostaną rozegrane w terminach wskazanych w punkcie 3 komunikatu, przy założeniu możliwości rozgrywania równolegle jednego turnieju mającego rangę GPPP w 2-4 ośrodkach w różnych makroregionach (NW, NE, SW, SE) z wykorzystaniem tych samych rozdań i przy poprowadzeniu klasyfikacji łącznej na potrzeby obliczania klasyfikacji długofalowej cyklu.

3.    Terminy wskazane przez PZBS na turnieje GPPP, które mogłyby być rozgrywane równolegle w kilku miejscowościach to: 5 listopada 2018 r., 2 grudnia 2018 r., 16 czerwca 2019 r., z zastrzeżeniem punktu kolejnego.

4.    Imprezy łączone mogą być rozgrywane także w terminach dotychczas wykorzystywanych dla pojedynczych imprez, w sytuacji gdy dany organizator zostanie nisko oceniony lub zrezygnuje z organizacji imprezy.

5.    Impreza łączona będzie rozgrywana jedynie w sytuacji, gdy w danym terminie zgłosi się co najmniej dwóch organizatorów .

6.    Aplikujący o organizację imprezy w terminie łączonym musi mieć świadomość, że w ramach imprezy nie mogą być rozgrywane turnieje z cyklu GPPT ani rangi Mistrzostw Polski.

7.    Składane oferty winny uwzględniać jeden termin możliwy na odbycie imprezy jako jedynej w danym terminie oraz dowolną liczbę terminów łączonych w datach wskazanych przez PZBS lub wskazanych (zarezerwowanych w kalendarzu) przez innych organizatorów imprez cyklu w latach poprzednich .

8.    Oferenci mogą składać oferty na organizację jednej imprezy lub kilku imprez spośród GPPP, GPPT, Mistrzostw Polski.

9.    Turniej eliminacyjny GPPT musi liczyć minimum 50 rozdań. Jeżeli w ramach GPPT rozgrywany będzie turniej rangi Mistrzostw Polski musi on liczyć minimum 90 rozdań, impreza powinna składać się z minimum trzech faz (eliminacje, półfinał, finał) przy czym liczba rozdań w fazie eliminacyjnej musi stanowić co najmniej 1/3 liczby rozdań w turnieju, a liczba rozdań w finale imprezy nie będzie mogła stanowić więcej niż 40% ogólnej liczby rozdań w turnieju.

10.Kształt oferty (zakres przedstawianych informacji, materiałów i dokumentów) pozostają w gestii oferenta. Z punktu widzenia organizatora konkursu istotne jest, aby oferta przedstawiała możliwie pełne, szczegółowe i wiarygodne informacje pozwalające na dokonanie oceny. Składający ofertę musi mieć świadomość, że złożenie oferty po terminie, na niewłaściwy adres czy w zakresie uniemożliwiającym dokonanie oceny zgodnie z podanymi kryteriami oceny będzie powodowało wykluczenie oferty z konkursu.

11.Oferta składana przez organizatora ubiegającego się po raz kolejny o organizację imprezy z cyklu winna zawierać przedstawienie rozliczenia potwierdzającego wypłatę nagród w wysokości zadeklarowanej przed poprzednią imprezą.

12.Oferty będą oceniane pod kątem spełnienia poniższych kryteriów:

o    wysokość zadeklarowanego dofinansowania nagród głównych (waga 20%) – w ocenie zostanie uwzględnione rozliczenie imprezy w poprzedniej (ostatniej rozegranej) imprezie;

o    wprowadzenie klasyfikacji handikapowej oraz dodatkowych nagród niekumulowanych z głównymi (waga 5%);

o    doświadczenie organizacyjne i frekwencja podczas rozgrywanych
w poprzednich latach turniejów (waga 25%), w ocenie zostaną uwzględnione wyniki ankiet przeprowadzanych w cyklu GPPP 2017;

o    proponowane warunki lokalowe (w tym sala, bufet, deklaracja wprowadzenia zasłon na stołach, etc.) miejsca rozgrywek(waga 12%), w ocenie zostaną uwzględnione wyniki ankiet przeprowadzanych w cyklu GPPP 2017 deklaracja wprowadzenia zasłon na imprezie zostanie uwzględniona podczas oceny propozycji warunków lokalowych miejsca rozgrywek;

o    warunki pobytowe (różnorodność oferty) proponowane przez organizatora (waga 10%), w ocenie zostaną uwzględnione wyniki ankiet przeprowadzanych w cyklu GPPP 2017;

o    inne - m.in. dogodność terminu w kalendarzu PZBS (brak imprez konkurencyjnych), dogodna lokalizacja na terenie kraju, dodatkowe atrakcje dla uczestników, organizacja turnieju GPPP w sobotę, etc.) (waga 8%);

o    organizacja w ramach mityngu zarówno GPPP, jak i GPPT (lub MP)
(waga 20%).

W przypadku imprez łączonych powyższy punkt nie ma zastosowania, skala ocen zostanie odpowiednio (proporcjonalnie) dostosowana, aby maksymalna liczbą punktów wynosiła 100

13.Organizator turnieju eliminacyjnego GPPP ma obowiązek przeznaczyć dodatkowo co najmniej kwotę 3.500 zł doliczoną do nagród finansowych. Najpóźniej 30 dni po odbyciu imprezy organizator jest zobowiązany przekazać do biura PZBS rozliczenie imprezy GPPP i / lub GPPT potwierdzające spełnienie warunków finansowych zawartych w ofercie.

14.Zarząd PZBS nie planuje ponadto zwiększenia obciążeń finansowych dla organizatorów w stosunku do obecnie trwającego cyklu.

15.Oferent winien zadeklarować przeznaczenie minimum 50% wpisowego na nagrody pieniężne. Nagrody pieniężne winny być przydzielane co najmniej 10% uczestników turnieju. Najniższa nagroda finansowa powinna wynosić co najmniej 125% kwoty wpisowego dla członków PZBS (bez ulg).

16.Wysokości nagród oblicza się wg klucza: pierwsza nagroda – 10, druga nagroda – 7, trzecia nagroda – 5, czwarta nagroda – 4, piąta i następne – po 3. Nagrody specjalne – po 2. Nagrody „piąte” mogą być między sobą nieznacznie różnicowane. Po obliczeniu liczby nagród sumuje się punkty klucza nagród. Sumę pieniężną przeznaczoną na nagrody dzieli przez sumę punktów powyższego klucza. Otrzymaną wartość mnoży się przez poszczególne wartości klucza, by otrzymać wysokości poszczególnych nagród.

17.Oferty winny być składane na adres Biura PZBS w formie pisemnej oraz w formie elektronicznej wyłącznie na adres Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć.  w terminie do 31 października 2017 roku .

18.Do 21 listopada 2017 roku Komisja będzie uzyskiwała ewentualne wyjaśnienia
i doprecyzowania od oferentów. Rozstrzygnięcie konkursu nastąpi do 30 listopada 2017 roku.

19.Organizator, który zadeklaruje dofinansowanie w oczekiwanej wysokości a następnie go nie zrealizuje, traci możliwość ubiegania się o organizację w ramach kolejnego cyklu zarówno GPPP, jak i GPPT, bez względu na to, jakiej imprezy dofinansowaniu uchybił.

20.Organizacja imprez będzie podlegała ocenie przez uczestników turniejów. Wnioski z oceny imprez będą upublicznione po zakończeniu cyklu i będą przeanalizowane podczas przygotowywania kolejnego cyklu oraz uwzględnione podczas oceniania ofert złożonych w kolejnym konkursie.

21.Dwa turnieje najsłabiej ocenione w ankietach, nie będą brane pod uwagę w kolejnym sezonie do organizacji samodzielnego turnieju GPPP lub GPPT, a te które organizowały turniej w terminie łączonym do organizacji jakiejkolwiek imprezy w kolejnym cyklu 2019/20.

22.Wyniki konkursu oraz składowe ocen danego oferenta w poszczególnych ocenianych kategoriach zostaną przekazane do wiadomości oferentów po jego zakończeniu.

23.Wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach (ze względu na wizerunek cyklu), w przypadku słabej oceny organizacji imprezy w aktualnie trwającym cyklu, Zarząd PZBS ma prawo do zmiany decyzji konkursowej.

Wszelkie zapytania dotyczące konkursu można kierować na adres Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć. . Sprawy nie ujęte w niniejszym komunikacie rozstrzyga Komisja Organizacji Imprez. Oferentowi przysługuje odwołanie od decyzji Komisji Organizacji Imprez do Zarządu PZBS – jego decyzje są ostateczne.

(-) Marcin Pędziński

Przewodniczący
Komisji Organizacji Imprez PZBS