wersja do druku
Polski Związek Brydża Sportowego ogłasza konkurs ofert na organizację trzech imprez młodzieżowych w 2016:
-
Mistrzostwa Polski Młodzieży Szkolnej w terminie 16-19 czerwca,
-
Mistrzostwa Polski Młodzików w terminie 29 września do 2 października,
-
Mistrzostwa Polski 19-20 i 21-25 w terminie 11-13 marca.
I. Wysokość przyznawanych dofinansowań
Kwota dofinansowania jest zależna od budżetu PZBS w 2016 r. i jest rozliczana w ciągu tygodnia po zakończeniu imprezy. We wniosku należy podać wysokość kwoty, o którą Oferent wnosi.
II. Zasady przyznawania dofinansowań
Dofinansowanie może być wykorzystanie wyłącznie na pokrycie kosztów:
-
pucharów,
-
medali,
-
dyplomów,
-
wynagrodzenia sędziowskiego.
III. Ogólne warunki współpracy
-
Oferent zobowiązany jest:
-
zabezpieczyć odpowiednią liczbę noclegów dla uczestników i opiekunów,
-
zapewnić przyzwoite wyżywienie dla uczestników i opiekunów,
-
przygotować „salę trenerską” z dostępem do:
-
internetu,
-
wyników na żywo,
-
ciepłych napojów,
-
zapewnić oprawę medialną (portale informacyjne, prasa, patronat władz etc.),
-
zatrudnić i opłacić kadrę sędziowską,
-
spełnić wymagania sekcji: IV. Warunki przeprowadzenia zawodów,
-
przygotować dyplomy dla uczestników,
-
zapewnić puchary i medale dla czołowych zawodników,
-
przygotować propozycje dojazdu z użyciem różnych środków transportu,
-
przygotować propozycję harmonogramu i regulaminu imprezy,
-
wykonać zdjęcia z zawodów ze szczególnych uwzględnieniem dekoracji zawodników.
-
Mile widziane ze strony Oferenta (acz nieobowiązkowe) jest również:
-
zapewnienie ciepłych napojów i poczęstunku dla uczestników,
-
zapewnienie nagród rzeczowych i upominków dla uczestników,
-
zorganizowanie brydżramy (np. na BBO),
-
zorganizowanie transmisji video.
-
Nadzór nad imprezą sprawuje Komisja Organizacji Imprez Młodzieżowych PZBS (KOIM PZBS), a w szczególności KOIM PZBS:
-
przyjmuje propozycję składu sędziowskiego i przekazuje ją do zatwierdzenia Głównej Komisji Sędziowskiej PZBS,
-
przyjmuje propozycję regulaminu danej imprezy i po uwzględnieniu przez Oferenta uwag KOIM PZBS przekazuje do zatwierdzenia Zarządowi Głównemu PZBS,
-
zatwierdza harmonogram szczegółowy zawodów,
-
posiada prawo do usunięcia wszelkich zaniedbań Oferenta (np. zakwaterowania w standardzie wyraźnie odbiegającym od tego w złożonej ofercie, niezapewnienie zasłon).
-
PZBS zastrzega sobie prawo do:
-
przyznania dofinansowania mniejszego niż wnioskowane,
-
przesunięcia terminu składania ofert oraz zmiany terminu rozpoczęcia i zakończenia postępowania,
-
wyrażenia zgody na przesunięcie terminu i zmianę miejsca organizowania zawodów w wyjątkowych sytuacjach w terminie do miesiąca przed terminem zawodów,
-
zaproponowania i zaakceptowania korekty oferty,
-
wysłania delegata przed zawodami celem wizytacji miejsca gry,
-
rezygnacji z wybranej oferty z ważnych powodów w terminie do miesiąca przed zawodami (np. z powodu rażących zaniedbań Oferenta),
-
wyboru oferty nie spełniającej wszystkich wymogów formalnych.
Warunki przeprowadzenia zawodów
-
Wymagania dotyczące sali gry:
-
oświetlenie pozwalające na komfortową grę w brydża,
-
otwierane okna pozwalające na sprawne wietrzenie sali lub sprawna klimatyzacja,
-
temperatura minimum 18 stopni Celsjusza,
-
przestrzeń pomiędzy stołami pozwalająca na dokonywanie zmian i komfortową grę,
-
nagłośnienie.
-
Wszystkie stoły powinny być wyposażone w pierniczek oraz komplet kaset licytacyjnych.
-
W przypadku zamkniętych finałów wszystkie stoły muszą posiadać zasłony.
-
Oferent zobowiązany jest prowadzić transmisję wyników na żywo (PZBS zapewnia dostęp do serwera FTP).
-
Zawody muszą być przeprowadzone w zgodzie z obowiązującymi regulaminami PZBS.
Termin i tryb składania ofert
-
Oferty należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie do 6 listopada 2015 roku.
-
Rozpatrywane będą wyłącznie oferty złożone na przygotowanym do tego celu formularzu (zał. nr 1: konkurs_ofert_2016.xls ).
-
Oferty należy wysyłać wraz z załącznikami drogą mailową na adres:
Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć.
.
Załączniki do oferty
-
Oferent zobowiązany dołączyć do oferty następujące dokumenty:
-
list referencyjny od WZBSu, na terenie, którego odbywać się będą zawody (nie wymagane gdy Oferentem jest WZBS),
-
wstępną propozycję harmonogramu zawodów,
-
zdjęcia:
-
sali gry,
-
jadalni,
-
pokojów (wraz z węzłem sanitarnym).
-
Szczegółowe zasady wysyłania zdjęć, o których mowa w ust. 1 lit. c):
-
zdjęcia pokojów muszą uwzględniać wszystkie standardy pokoi, w których będą kwaterowani uczestnicy,
-
zdjęcia można wysłać w dowolny sposób pozwalający na ich wygodne przeglądanie np. w formie:
-
załączników do maila z ofertą,
-
skompresowanego archiwum załączonego do maila z ofertą,
-
linka do galerii znajdującej się na zewnętrznym serwisie (np. Google+, Facebook, Imgur),
-
linka znajdującego się na stronie ośrodka, w którym będą rozgrywki (UWAGA: nie zwalnia to Oferenta z obowiązku upewnienia się, że zdjęcia prezentują wszystkie standardy zakwaterowania)
-
należy wyróżnić w jakikolwiek sposób salę gry oraz salę trenerską tak by było wiadomo jakie miejsca prezentują zdjęcia (np. można podać nazwy plików odpowiadające kluczowym miejscom).
VII. Termin i tryb rozpatrywania ofert
-
Otwarcie wniosków i ich wstępna oferta pod względem formalnym i merytorycznym zostanie dokonana przez KOIM PZBS najpóźniej w ciągu 3 dni od daty upłynięcia terminu składania wniosków. Następnie KOIM PZBS:
-
informuje Oferenta o przyjęciu lub odrzuceniu oferty do dalszego rozpatrywania,
-
może zgłosić propozycje zmian w ofercie,
-
może wezwać Oferenta do poprawienia błędów formalnych i merytorycznych,
-
po otrzymaniu informacji od KOIM PZBS Oferent może dokonać korekty oferty w terminie do 3 dni roboczych
-
Ostateczne rozstrzygnięcie konkursu nastąpi najpóźniej dwa tygodnie po upłynięciu terminu składania wniosków. Decyzję KOIM PZBS zatwierdza Zarząd Główny PZBS.
-
Rozstrzygnięcie konkursu zostanie opublikowane w formie komunikatu na stronie PZBS.
VIII. Kryteria stosowane przy rozpatrywaniu ofert
-
Oprawa medialna (również patronat władz).
-
Spełnienie wymogów formalnych - Oferent winien przedłożyć kompletny i prawidłowo wypełniony formularz wniosku (wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami), podpisany przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli, w terminie określonym w ogłoszeniu
-
Zgodność merytoryczna.
-
Stan zasobów sprzętowych wskazujących na możliwość przeprowadzenia zawodów.
-
Doświadczenie Oferenta w realizacji podobnych imprez (ocena oparta będzie na danych zawartych w ofercie, jak i na dotychczasowej współpracy).
-
Koszt, jaki muszą ponieść zawodnicy w związku z udziałem w zawodach.
-
Komfort gry.
-
Standard zakwaterowania.
-
Łatwość dojazdu do ośrodka, w którym odbywać się będą zawody.
-
Przewidywane nagrody dla uczestników.
-
Pozabrydżowe atrakcje dla uczestników.
-
Inne informacje zamieszczone w ofercie.
IX. Uwagi końcowe
W przypadku jakichkolwiek pytań i wątpliwości KOIM PZBS służy wszelką pomocą. Pytania należy kierować do jednej z poniżej podanych osób:
przewodniczący KOIM:
Adrian Bakalarz, mail:
Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć.
, tel. 698 48 44 49
sekretarz KOIM:
Marcin Wasłowicz, mail:
Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć.
, tel. 504 072 129
W imieniu Komisji
Adrian Bakalarz
Wykaz załączników:
-
Formularz zgłaszania ofert: konkurs_ofert_2016.xls