Komunikat dotyczący konkursu ofert
na organizację turniejów cyklu
Grand Prix Polski Par oraz Grand Prix Polski Teamów w sezonie 2017/18

Począwszy od cyklu rozpoczynającego się we wrześniu 2017 roku zamierzamy dokonywać wyboru organizatorów turniejów eliminacyjnych Grand Prix Polski Par (dalej „GPPP”) oraz Grand Prix Polski Teamów (dalej „GPPT”) w drodze otwartych konkursów ofert.

1.      Otwarty konkurs ofert na organizację turniejów cyklu GPPP oraz GPPT jest przeprowadzany przez Komisję Organizacji Imprez powołaną przez Zarząd PZBS.

2.      W ramach cyklu GPPP zostanie rozegranych do 12 turniejów eliminacyjnych, z czego 8-10 turniejów będzie rozegranych jako jedyne w danym terminie, natomiast 2-3 turnieje eliminacyjne zostaną rozegrane w terminach wskazanych w punkcie 3 komunikatu przy założeniu możliwości rozgrywania równolegle jednego turnieju mającego rangę GPPP w 2-4 ośrodkach w różnych makroregionach (NW, NE, SW, SE) z wykorzystaniem tych samych rozdań i przy poprowadzeniu klasyfikacji łącznej na potrzeby obliczania klasyfikacji długofalowej cyklu.

3.      Terminy wskazane przez PZBS na turnieje GPPP, które mogłyby być rozgrywane równolegle w kilku miejscowościach to: 04 listopada 2017 r., 11 marca 2018 r., 17 czerwca 2018 r.

4.      Składane oferty winny uwzględniać maksymalnie do trzech terminów możliwych na odbycie imprezy jako jedynej w danym terminie uszeregowanych wg preferencji organizatora oraz do dwóch terminów rezerwowych w datach wskazanych przez PZBS.

5.      Oferenci mogą składać oferty na organizację jednej imprezy lub kilku imprez spośród GPPP, GPPT, Mistrzostw Polski.

6.      Turniej eliminacyjny GPPT musi liczyć minimum 50 rozdań. Jeżeli w ramach GPPT rozgrywany będzie turniej rangi Mistrzostw Polski musi on liczyć minimum 90 rozdań, przy czym liczba rozdań w finale imprezy nie będzie mogła stanowić więcej niż 40% ogólnej liczby rozdań w turnieju.

7.      Kształt oferty (zakres przedstawianych informacji, materiałów i dokumentów) pozostaje
w gestii oferenta. Z punktu widzenia organizatora konkursu istotne jest, aby oferta przedstawiała możliwie pełne, szczegółowe i wiarygodne informacje pozwalające na dokonanie oceny.

8.      Oferty będą oceniane pod kątem spełnienia poniższych kryteriów:

• wysokość zadeklarowanego dofinansowania nagród głównych (waga 25%)
• dotychczasowa organizacja i frekwencja podczas rozgrywanych w poprzednich latach turniejów (waga 25%),
• proponowane warunki lokalowe (sala, bufet, etc.) miejsca rozgrywek (waga 20%),
• warunki pobytowe (różnorodność oferty) proponowane przez organizatora (waga 10%),
• organizacja w ramach mityngu zarówno GPPP, jak i GPPT (lub MP) (waga 20%).

9.      Gwarancją rozgrywania tylko jednego turnieju eliminacyjnego cyklu GPPP
w danym terminie będzie organizacja zarówno GPPP, jak i GPPT (lub MP) podczas mityngu przy zapewnieniu dofinansowania nagród w kwocie minimum 10.000 (dziesięć tysięcy) zł w podziale 5.000 zł na dofinansowanie nagród głównych w turnieju par oraz 5.000 zł na dofinansowanie nagród w turnieju teamów. Kwota dofinansowania zasila fundusz nagród. Brak dofinansowania w powyższej kwocie nie wyklucza prawa organizatora do ubiegania się o imprezę.  

10.   Gwarancję nadania turniejowi mityngowemu rangi turnieju eliminacyjnego GPPT jest zapewnienie dofinansowania nagród w turnieju kwotą minimum 3.000 (trzy tysiące) zł. Kwota dofinansowania zasila fundusz nagród. Brak dofinansowania w powyższej kwocie nie wyklucza prawa organizatora do ubiegania się o imprezę.  

11.   Organizator turnieju eliminacyjnego GPPP ma obowiązek przeznaczyć dodatkowo co najmniej kwotę 3.500 zł  doliczoną do nagród finansowych.

12.   Zarząd PZBS nie planuje ponadto zwiększenia obciążeń finansowych dla organizatorów w stosunku do obecnie trwającego cyklu.

13.   Oferent winien zadeklarować przeznaczenie minimum 50% wpisowego na nagrody pieniężne. Nagrody pieniężne winny być przydzielane co najmniej 10% uczestników turnieju. Najniższa nagroda finansowa powinna wynosić co najmniej 125% kwoty wpisowego dla członków PZBS (bez ulg).

14.   Wysokości nagród oblicza się wg klucza: pierwsza nagroda – 10, druga nagroda – 7, trzecia nagroda – 5, czwarta nagroda – 4, piąta i następne – po 3. Nagrody specjalne – po 2. Nagrody „piąte” mogą być między sobą nieznacznie różnicowane. Po obliczeniu liczby nagród sumuje się punkty klucza nagród. Sumę pieniężną przeznaczoną na nagrody dzieli przez sumę punktów powyższego klucza. Otrzymaną wartość mnoży się przez poszczególne wartości klucza, by otrzymać wysokości poszczególnych nagród.

15.   Oferty winny być składane na adres Biura PZBS w formie elektronicznej na adres Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć.  w terminie do 31 marca 2017 roku (przedłużony termin).

16.   Do 21 kwietnia 2017 roku Komisja będzie uzyskiwała ewentualne wyjaśnienia i doprecyzowania od oferentów. Rozstrzygnięcie konkursu nastąpi do 10 maja 2017 roku.

17.   Organizator, który zadeklaruje dofinansowanie w oczekiwanej wysokości a następnie go nie zrealizuje, traci możliwość ubiegania się o organizację w ramach kolejnego cyklu zarówno GPPP, jak i GPPT, bez względu na to, jakiej imprezy dofinansowaniu uchybił.

18.   Organizacja imprez będzie podlegała ocenie przez uczestników turniejów. Wnioski z oceny imprez będą upublicznione po zakończeniu cyklu i będą przeanalizowane podczas przygotowywania kolejnego cyklu oraz uwzględnione podczas oceniania ofert złożonych w kolejnym konkursie.

19.   Szczegółowe zasady oceny oraz wyniki konkursu zostaną przekazane do wiadomości oferentów po jego zakończeniu.

20.   Wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach (ze względu na wizerunek cyklu), w przypadku słabej oceny organizacji imprezy w aktualnie trwającym cyklu, Zarząd PZBS ma prawo do zmiany decyzji konkursowej.

Wszelkie zapytania dotyczące konkursu można kierować na adres Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć. . Sprawy nie ujęte w niniejszym komunikacie rozstrzyga Komisja Organizacji Imprez. Oferentowi przysługuje odwołanie od decyzji Komisji Organizacji Imprez do Zarządu PZBS – jego decyzje są ostateczne.