wersja do druku

Polski Związek Brydża Sportowego ogłasza konkurs ofert na organizację trzech imprez młodzieżowych w 2016:

• Mistrzostwa Polski Młodzieży Szkolnej w terminie 16-19 czerwca,
• Mistrzostwa Polski Młodzików w terminie 29 września do 2 października,
• Mistrzostwa Polski 19-20 i 21-25 w terminie 11-13 marca.

I. Wysokość przyznawanych dofinansowań

Kwota dofinansowania jest zależna od budżetu PZBS w 2016 r. i jest rozliczana w ciągu tygodnia po zakończeniu imprezy. We wniosku należy podać wysokość kwoty, o którą Oferent wnosi.

II. Zasady przyznawania dofinansowań

Dofinansowanie może być wykorzystanie wyłącznie na pokrycie kosztów:

1. pucharów,
2. medali,
3. dyplomów,
4. wynagrodzenia sędziowskiego.

III. Ogólne warunki współpracy

1. Oferent zobowiązany jest:
   1. zabezpieczyć odpowiednią liczbę noclegów dla uczestników i opiekunów,
   2. zapewnić przyzwoite wyżywienie dla uczestników i opiekunów,
   3. przygotować „salę trenerską” z dostępem do:
      1. internetu,
      2. wyników na żywo,
      3. ciepłych napojów,
   4. zapewnić oprawę medialną (portale informacyjne, prasa, patronat władz etc.),
   5. zatrudnić i opłacić kadrę sędziowską,
   6. spełnić wymagania sekcji: IV. Warunki przeprowadzenia zawodów,
   7. przygotować dyplomy dla uczestników,
   8. zapewnić puchary i medale dla czołowych zawodników,
   9. przygotować propozycje dojazdu z użyciem różnych środków transportu,
   10. przygotować propozycję harmonogramu i regulaminu imprezy,
   11. wykonać zdjęcia z zawodów ze szczególnych uwzględnieniem dekoracji zawodników.
2. Mile widziane ze strony Oferenta (acz nieobowiązkowe) jest również:
   1. zapewnienie ciepłych napojów i poczęstunku dla uczestników,
   2. zapewnienie nagród rzeczowych i upominków dla uczestników,
   3. zorganizowanie brydżramy (np. na BBO),
   4. zorganizowanie transmisji video.
3. Nadzór nad imprezą sprawuje Komisja Organizacji Imprez Młodzieżowych PZBS (KOIM PZBS), a w szczególności KOIM PZBS:
   1. przyjmuje propozycję składu sędziowskiego i przekazuje ją do zatwierdzenia Głównej Komisji Sędziowskiej PZBS,
   2. przyjmuje propozycję regulaminu danej imprezy i po uwzględnieniu przez Oferenta uwag KOIM PZBS przekazuje do zatwierdzenia Zarządowi Głównemu PZBS,
   3. zatwierdza harmonogram szczegółowy zawodów,
   4. posiada prawo do usunięcia wszelkich zaniedbań Oferenta (np. zakwaterowania w standardzie wyraźnie odbiegającym od tego w złożonej ofercie, niezapewnienie zasłon).
4. PZBS zastrzega sobie prawo do:
   1. przyznania dofinansowania mniejszego niż wnioskowane,
   2. przesunięcia terminu składania ofert oraz zmiany terminu rozpoczęcia i zakończenia postępowania,
   3. wyrażenia zgody na przesunięcie terminu i zmianę miejsca organizowania zawodów w wyjątkowych sytuacjach w terminie do miesiąca przed terminem zawodów,
   4. zaproponowania i zaakceptowania korekty oferty,
   5. wysłania delegata przed zawodami celem wizytacji miejsca gry,
   6. rezygnacji z wybranej oferty z ważnych powodów w terminie do miesiąca przed zawodami (np. z powodu rażących zaniedbań Oferenta),
   7. wyboru oferty nie spełniającej wszystkich wymogów formalnych.

Warunki przeprowadzenia zawodów

1. Wymagania dotyczące sali gry:
   1. oświetlenie pozwalające na komfortową grę w brydża,
   2. otwierane okna pozwalające na sprawne wietrzenie sali lub sprawna klimatyzacja,
   3. temperatura minimum 18 stopni Celsjusza,
   4. przestrzeń pomiędzy stołami pozwalająca na dokonywanie zmian i komfortową grę,
   5. nagłośnienie.
2. Wszystkie stoły powinny być wyposażone w pierniczek oraz komplet kaset licytacyjnych.
3. W przypadku zamkniętych finałów wszystkie stoły muszą posiadać zasłony.
4. Oferent zobowiązany jest prowadzić transmisję wyników na żywo (PZBS zapewnia dostęp do serwera FTP).
5. Zawody muszą być przeprowadzone w zgodzie z obowiązującymi regulaminami PZBS.

Termin i tryb składania ofert

1. Oferty należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie do 6 listopada 2015 roku.
2. Rozpatrywane będą wyłącznie oferty złożone na przygotowanym do tego celu formularzu (zał. nr 1: konkurs_ofert_2016.xls ).
3. Oferty należy wysyłać wraz z załącznikami drogą mailową na adres: Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć. .

Załączniki do oferty

1. Oferent zobowiązany dołączyć do oferty następujące dokumenty:
   1. list referencyjny od WZBSu, na terenie, którego odbywać się będą zawody (nie wymagane gdy Oferentem jest WZBS),
   2. wstępną propozycję harmonogramu zawodów,
   3. zdjęcia:
      1. sali gry,
      2. jadalni,
      3. pokojów (wraz z węzłem sanitarnym).
2. Szczegółowe zasady wysyłania zdjęć, o których mowa w ust. 1 lit. c):
   1. zdjęcia pokojów muszą uwzględniać wszystkie standardy pokoi, w których będą kwaterowani uczestnicy,
   2. zdjęcia można wysłać w dowolny sposób pozwalający na ich wygodne przeglądanie np. w formie:
      1. załączników do maila z ofertą,
      2. skompresowanego archiwum załączonego do maila z ofertą,
      3. linka do galerii znajdującej się na zewnętrznym serwisie (np. Google+, Facebook, Imgur),
      4. linka znajdującego się na stronie ośrodka, w którym będą rozgrywki (UWAGA: nie zwalnia to Oferenta z obowiązku upewnienia się, że zdjęcia prezentują wszystkie standardy zakwaterowania)
   3. należy wyróżnić w jakikolwiek sposób salę gry oraz salę trenerską tak by było wiadomo jakie miejsca prezentują zdjęcia (np. można podać nazwy plików odpowiadające kluczowym miejscom).

VII. Termin i tryb rozpatrywania ofert

1. Otwarcie wniosków i ich wstępna oferta pod względem formalnym i merytorycznym zostanie dokonana przez KOIM PZBS najpóźniej w ciągu 3 dni od daty upłynięcia terminu składania wniosków. Następnie KOIM PZBS:
   1. informuje Oferenta o przyjęciu lub odrzuceniu oferty do dalszego rozpatrywania,
   2. może zgłosić propozycje zmian w ofercie,
   3. może wezwać Oferenta do poprawienia błędów formalnych i merytorycznych,
   4. po otrzymaniu informacji od KOIM PZBS Oferent może dokonać korekty oferty w terminie do 3 dni roboczych
2. Ostateczne rozstrzygnięcie konkursu nastąpi najpóźniej dwa tygodnie po upłynięciu terminu składania wniosków. Decyzję KOIM PZBS zatwierdza Zarząd Główny PZBS.
3. Rozstrzygnięcie konkursu zostanie opublikowane w formie komunikatu na stronie PZBS.

VIII. Kryteria stosowane przy rozpatrywaniu ofert

1. Oprawa medialna (również patronat władz).
2. Spełnienie wymogów formalnych - Oferent winien przedłożyć kompletny i prawidłowo wypełniony formularz wniosku (wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami), podpisany przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli, w terminie określonym w ogłoszeniu
3. Zgodność merytoryczna.
4. Stan zasobów sprzętowych wskazujących na możliwość przeprowadzenia zawodów.
5. Doświadczenie Oferenta w realizacji podobnych imprez (ocena oparta będzie na danych zawartych w ofercie, jak i na dotychczasowej współpracy).
6. Koszt, jaki muszą ponieść zawodnicy w związku z udziałem w zawodach.
7. Komfort gry.
8. Standard zakwaterowania.
9. Łatwość dojazdu do ośrodka, w którym odbywać się będą zawody.
10. Przewidywane nagrody dla uczestników.
11. Pozabrydżowe atrakcje dla uczestników.
12. Inne informacje zamieszczone w ofercie.

IX. Uwagi końcowe

W przypadku jakichkolwiek pytań i wątpliwości KOIM PZBS służy wszelką pomocą. Pytania należy kierować do jednej z poniżej podanych osób:

przewodniczący KOIM:

Adrian Bakalarz, mail: Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć. , tel. 698 48 44 49

sekretarz KOIM:

Marcin Wasłowicz, mail: Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć. , tel. 504 072 129

Wykaz załączników:

1. Formularz zgłaszania ofert: konkurs_ofert_2016.xls